マニュアル化はマニュアルの進化があってこそ効果がアップする

こんにちは。

酒田市・鶴岡市の事業主さんを
ホームページ集客で応援している
ニゴロデザインの高橋です。

今日もブログをお読みいただき
ありがとうございます。

ニゴロデザインは全員が在宅勤務。

事務所は基本的にいつも不在です。

みんな自宅からは近いのですが
誰も出社を希望しません。

在宅勤務は本当に楽です。

👤いつから在宅勤務してるの？

コロナ禍の世の中になってから
全員が在宅勤務になったのですが
その前から在宅勤務はやってました。

離れていても仕事ができるように
それなりに環境を準備していたので
全員在宅勤務になるのもスムーズでした。

準備したのは

✔パソコンやスマホは会社が準備

✔普段は文字ベースでやりとり

✔その日の予定をお互いに確認する

✔みんなで使うファイルは
ネット越しに共有されている

✔いつでも会話ができるように
音声通話のアプリを起動しておく

✔勤怠管理もネットサービスで
人の手間がかからないようにする

↑

こういう部分ですね☝🏻

ニゴロデザインのような業種は
連絡がいつでも取れさえすれば
在宅勤務はかなりやりやすいです。

時々、他社の社長さんに

👤完全に在宅勤務にすると
仕事の効率が落ちたりしない？

👤週に何日か出勤するとか必要ない？

って聞かれることがあります。

個人的な感覚でしかないのですが
仕事の効率も落ちていないし
出勤日も不要だと思っています。

元は全員が出勤していたということがあるので
仕事が回せる量や時間もある程度
お互いに分かってるのが大きいですね☝🏻

なので新しい人が入ってきたら
その人が慣れるまでは関係する人は
出社になるかもしれません。

新しい人が入っていないので
まだわからない部分です。

で、在宅勤務のような
人と直接しゃべらない環境で
仕事をしていく上で重要なのが

手順の共有＝マニュアル化

です。

マニュアル化って

✔仕事の手順がまとめられていて

✔基準やルールが書いてあり

✔従えば誰でも質が同じになる

というのが目的にされますよね。

それによって、

✔人によってバラツキが出る

✔その人がいないとできない

✔同じことを説明しないといけない

↑

みたいなことが防げます。

新しい人が入ってきたり
担当している業務が変わっても
マニュアルを読めばすぐに
仕事に入ることができる。

メリットは大きいです。

ただ、マニュアル化をしていくと

業務が定番化して進化が無くなる

という可能性もあるんです。

なのでマニュアル化を進めるなら

マニュアルの進化もセットにする

これが大事になってきます。

マニュアルに従って運用してるけど

👩🏻こっちのやり方のほうがスムーズ

🧑🏻便利なツールが世の中に出来た

みたいなことがあったら
マニュアルに追記したり
書き換えられると柔軟です。

マニュアルを守ることが
目的になってはダメだと思います。

現場の声を拾うことが大事ですね。

なのでマニュアルは紙にするより
デジタルで閲覧できたほうが
運用はしやすいと思いますよ。

ニゴロデザインではホームページと同じ
WordPressというシステムを使っています。

👤うちの会社でもマニュアルを
デジタル化していきたいな～

って思っている方がいましたら
お気軽にお声がけください。

無料でできる方法から
有料サポート付きの方法まで
いろいろ提案できると思います。

それではまた。

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公開日 2023年12月26日 最終更新日 2023年12月27日