ファイルに入った紙の資料を定期的に整理整頓するといいよ

こんにちは。

酒田市・鶴岡市の事業主さんを
ホームページ集客で応援している

ニゴロデザインの高橋です。

 

気持ちのんびり仕事をしようと
休日に会社に行ったら

💻Windowsをアップデートしましょ

とのメッセージが出ました。

 

仕事のリズムに乗ってから
やるのもイヤだったので

仕方ない今のうちやるか…😓

と更新して再起動を選択。

 

なんか長いぞ…🤔

いつものアップデートより
時間がかかっています。

たま~にある本格的な
アップデートのようです。

 

何もしないで待っているのは
時間がもったいないな…
😓

ということで机の整理整頓を
することにしました。

 

今回は

紙の資料の整理整頓

です。

 

✔現在進行中の仕事の資料

✔終わった仕事の資料

✔なんとなくメモをした資料

✔なんとなく保留になってる資料

✔なんとなく渡された資料

ペーパーレスをがんばっても
紙の資料ってたまりますよね。

 

まずは一通り全部の紙資料を
机の上に広げておきます。

そして資料を一枚ずつ
手に取って眺めてみて

これは要る?要らない?

を判断します。

 

そうすると不思議なことが
起こるんですよね。

全部必要

って思えてくるんです。

 

そりゃそうですよね。

もともと必要だったから
ファイルに入れて
残していたわけですから。

 

なのでそういうときは
一気にデジタル化します。

 

上にリストアップした資料のうち

✔終わった仕事の資料

✔なんとなくメモをした資料

✔なんとなく保留になってる資料

✔なんとなく渡された資料

こういう種類の資料は
デジタル化向きです👆

紙で残しておいていいのは

✔現在進行中の仕事の資料

だけですね。

 

すい~~~~~

すい~~~~~

すい~~~~~

どんどんスキャンスナップで
PDFに変換させていきます。

PDFの中身を確認したら
紙はシュレッダーにかけます👍

 

↑空になったクリアファイル。

かなりの枚数の紙資料が
デジタル化されました。

 

本当に資料が必要になったら
そのときはデジタル化された
PDFを見ればオーケー。

机もスッキリしましたが
気分のほうもスッキリ✨

 

これは僕が考える
ペーパーレス化のコツですが

紙の資料はゼロが良い

ってわけじゃないと思います🤔

 

紙の資料をもらって
すぐにデジタル化すれば
紙の資料は無くなりますが

それだと電子化された
PDFファイルがどんどん
増えていくんですよね。

 

そうすると電子化された
PDFが散らかっていく…

 

なので、

紙の資料はその都度
電子化しないで

関連性のある資料を
まとめて電子化する

このほうがいいと思います。

 

定期的にこれをやるだけで
快適な環境が維持できます。

ため込む前にデジタル化

みなさんもどうぞ。

 

それではまた。

 

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公開日 2020年6月7日 最終更新日 2020年6月7日