小さな組織で業務効率化をするコツとは？
こんにちは。
酒田市・鶴岡市の事業主さんを
ホームページ集客で応援している
ニゴロデザインの高橋です。
今日もブログをお読みいただき
ありがとうございます。
お客様から業務効率化の
ご依頼をいただきました。
今年の１月から月に何回か
打ち合わせを重ねてきたのですが
それが今日正式依頼になった感じ。
ありがとうございます。
ニゴロデザインが業務効率化を
相談されたときなんですけど
受託の契約は急がない場合が多いです。
ご依頼者の方が一人だったり
小さめの組織だったりした場合は
特に急がないようにしています。
やっぱり仕組みを作るとなると
それなりのお金がかかります。
そして使えるお金もあまり
大きくないのが普通です。
お客様の大切なお金ですので
大事に使っていただきたい。
なので、コツとしては
✔️間を空けて何回も話を聞く
✔️自分もお客様の立場になって
どの業務が面倒なのかを知る
✔️簡単な試作が作れたら作って試す
こういうのを時間をかけて行い
業務効率化の急所みたいなのを
見つけ出すことに力を入れます。
その急所を見つけたら一点集中して
業務を効率化させていくんですね。
そうすることで無駄な部分に
お金をかけずに済むようになります。
手順が１０個あったとして
１から１０まで自動化しなくていい。
５のところが手間が大きくかかるなら
５のところだけ効率化をしてみるんです。
効率化のポイントは
✔️人のミスが発生しやすい作業
✔️人が毎日行う単純な作業
✔️人と人とが連絡をとる作業
このあたりの作業を
いかに減らせるか？です。
人が関わるところですね☝🏻
今回のお客様は
✔️人と人とが連絡をとる作業
ここが急所に思えたので
ここを効率化することにしました。
これまでは
事業者が管理している情報を
個人の顧客に直接連絡する
という業務があったんですね。
これだと顧客が増えれば増えるほど
作業も比例して増えてしまいます。
この部分を
事業者が情報を登録しておけば
顧客が自分自身で情報が得られる
というシステムにして効率化させます。
これだと顧客が増えたとしても
事業者の作業はさほど変わりません。
良いことずくめ。
さらに今回はGoogleが提供している
Googleスプレッドシートを使います。
事業者さん側はエクセル感覚で
情報の登録ができるようになります。
何かあれば遠隔でニゴロデザインが
サポートをすることができます。
そして何よりいいことなのが
Googleスプレッドシートを使えば
情報を入力するシステムを作らずに済む
↓
最初の導入コストを下げられる
ということです。
既に世の中にある便利なものを
なるべく活用するのも小さな組織で
業務効率化のコツですね。
うーーーん、早くシステムを作って
お客様に運用を開始してほしい…🙂
そんな気持ちです。
それではまた。
ホームページを作りたい
SEO対策もしたい
Googleマイビジネスも取り組みたい
でも、誰に頼めばいいのかわからない…
集客と採用に強いホームページは
ニゴロデザインにお任せください。
公開日 2024年5月29日 最終更新日 2024年6月1日
制作中も公開後もチームでサポート！
